Пресс-конференция

Может возникнуть ситуация (важное событие, ЧП и т. д.), когда вам необходимо либо объясниться по какому-то поводу с общественностью или привлечь ее внимание в максимальном масштабе. В этом случае вы прибегаете к пресс-конференции, на которую приглашаете представителей СМИ. Следует только помнить, что если есть возможность решить проблему и достичь искомых результатов без пресс-конференции, то лучше сделать именно так. Во-первых, это довольно трудоемкое мероприятие, а во-вторых, и это главное, пресс-конференция — довольно острая форма работы: если вы окажетесь недостаточно подготовлены к ней, она легко может выйти из-под контроля и вы получите нежелательный результат. Поэтому на проведение пресс-конференции следует идти только, если без этой меры никак не обойтись или при условии, что вы к ней хорошо подготовлены.

Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно, но если на нее явится представитель не приглашенного вами СМИ или просто нежелательный для вас журналист, не пустить его вы не имеете права, поскольку вы проводите информационное мероприятие именно для СМИ, и он фактически будет исполнять свой профессиональный долг. Не пустив его, вы получите больше неприятностей (в СМИ и, возможно, в суде), чем от одной-двух неприятных публикаций.

Для того, чтобы пресс-конференция достигла желаемых целей, необходимо в ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств.

1. Время проведения. Лучше всего проводить ее в середине недели (вторник, среда, четверг), потому что понедельник обычно редакционный день в СМИ, и желаемой явки вы не получите, а пятница — день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и результат будет тот же. Своя специфика и у времени суток. Журналисты — профессиональные «совы» (вечерние мероприятия, поздние записи, тракты, монтаж и т. п.), встают обычно не раньше 10 часов. Поэтому на время до 11.00—11.30 пресс-конференции лучше не назначать. Также нежелательным является и время после 15.00, так как начинается сдача материалов в редакциях, записи, тракты, студийное время, те же вечерние мероприятия. Поэтому оптимальное время для пресс-конференции с 11.00 до 15.00 с учетом обеденного времени. Разумеется, такие ограничения носят самый общий характер. Иногда приходится проводить пресс-конференции и в ночное время, и в выходные дни. Реальный выбор времени зависит от конкретной ситуации.

2. В приглашении (письменном, телефонограмме, электронном сообщении, факсе, устно) должна быть сообщена тематика (проблематика) пресс-конференции, чтобы редакции могли определиться, кого из журналистов на нее послать. Хотя приглашения могут быть и именные. Приглашения должны быть разосланы за пять - семь дней до проведения самой пресс-конференции, не позднее, чем за 48 часов.

3. Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения. В принципе, любая пресс-конференция состоит из двух частей: изложения позиции фирмы по теме пресс-конференции (примерно 10 мин.) и ответов на вопросы журналистов (примерно 20 мин.). Соотношение этих двух частей — дело организаторов и зависит в конечном счете от их интересов. Если вы почему-то не заинтересованы в излишних вопросах, имеет смысл большую часть пресс-конференции посвятить изложению своих взглядов, оставив время на несколько вопросов и, извинившись, закончить встречу. Если же вы заинтересованы ответить на большее число вопросов, то основную часть встречи целесообразно посвятить именно этому. Этот вроде бы чисто процедурный момент очень важен, и он полностью в руках организаторов. Пресс-конференцию полезно записывать на магнитофон, чтобы иметь возможность анализа ее хода.

4. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с прессой, но на пресс-конференции обязательно присутствие лица, принимающего решения в фирме по тематике пресс-конференции, чтобы журналисты могли получить информацию из первоисточника.

5. Участники пресс-конференции (со стороны организаторов) должны быть обязательно представлены журналистам устно, и очень желательны таблички с ясно написанными фамилиями на столе президиума. Это важно хотя бы для правильного упоминания должностей и фамилий в соответствующих сообщениях СМИ.

6. Вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва пресс-конференции, должно быть заранее подготовлено в письменном виде.

7. Полезно также провести регистрацию участников (со стороны СМИ) пресс-конференции — это позволит анализировать результаты встречи в последующих публикациях или (что тоже возможно) умолчаниях. По крайней мере важно знать, кто же из журналистов и какие СМИ откликнулись на ваше приглашение.

8. Очень полезно раздать участникам пресс-конференции необходимые, на ваш взгляд, информационные материалы, включая текст выступления в первой части конференции. Журналисты, несомненно, что-то запишут, что-то задиктуют, что-то зафиксируют на магнитной ленте, но все-таки ваша совесть будет чиста, если вы дадите им в руки текст с адекватным (на ваш взгляд) пониманием существа вопроса. Да и журналисты любят столь профессиональное отношение к организации встречи с ними, задавая более осмысленные и продуманные вопросы и унося ваш текст, с которым они могут поработать позже. Пользуясь случаем, организаторы могут раздать также и другие материалы (фоновую информацию, рекламные материалы, буклеты и т. п.). Полезно все раздаточные материалы собрать в специальный пакет, предоставляемый журналистам при регистрации.

9. Разнообразит и производит большее впечатление от пресс-конференции дополнение слов и текстов наглядными материалами, изобразительным рядом: демонстрация фотографий, слайдов, кино- и видеоматериалов, моделей, образцов продукции и т. п.

10. Способствует доброжелательности в отношениях с журналистами и их угощение (кофе-брейк, прохладительные напитки, фуршет). Об этом может быть сообщено и в приглашении. Только проводить угощение — в общем-то обычный жест гостеприимного хозяина — следует по окончании пресс-конференции.

Мнения И ОПЫТ. Иначе осуществленное до или во время собственно пресс-конференции угощение может пойти во вред ее проведению, как это было во время одной из пресс-конференций, проводившейся мэрией СПб во дворце Белосельских-Белозерских. Журналистов после встречи с мэром повели в кинозал мимо буфета, где уже были накрыты столы, потом повели обратно, и они увидели, что те, кто не дошел до кинозала, времени даром не теряли. В итоге до вопросов к мэру дошло только пять человек.

Излишне обильное угощение после пресс-конференции также не является свидетельством хорошего стиля. Но как элемент встречи угощение важно. Во-первых, это, действительно, естественный вид гостеприимства. Во-вторых, организаторы получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска необходимых слухов и т. п.

11. He всегда ход и содержание пресс-конференции полностью удовлетворяют ее организаторов. Поэтому пресс-конференцию полезно дополнить интервью или серией интервью по ее окончании, данных одному или нескольким СМИ (наиболее важных и авторитетных). В таком интервью можно дополнительно расставить акценты, привлечь внимание к наиболее важным фактам и мнениям и тем самым усилить позитивный информационный эффект или скорректировать эфект нежелательный.

Реализация самых различных форм и способов работы со СМИ (проблемные статьи, интервью, творческие портреты, приглашение журналистов на экскурсию, их участие в мероприятиях, проводимых фирмой, и т. д.) возможна только в случае уже установленных рабочих отношений между фирмой и соответствующими СМИ и журналистами, т. е. предполагает успешно поставленную текущую работу.